Soigner les contacts avec nos collaborateurs ? On n’a pas le temps !

A l’occasion de formations en management avec les cadres ou les responsables d’équipe, dès que j’aborde l’importance d’avoir des entretiens réguliers avec les collaborateurs, j’entends cette objection : « On n’a pas le temps ! »

Constats
Il est vrai que les ressources dans les organisations se sont amenuisées ces dernières années. On fait plus de choses avec autant de ressources qu’avant, ou encore, pour les plus pessimistes, plus de tâches avec moins de ressources qu’avant. Il est donc essentiel de ne consacrer que le temps indispensable à des actions de management. Pris dans la tourmente des résultats et de la pression ambiante, beaucoup de managers perdent la lucidité, et oublient les actions de management qui pourraient sembler totalement anodines à très court terme. En revanche sur la durée, elles améliorent considérablement l’adhésion et l’engagement de leurs collaborateurs.

Les 2 risques majeurs si on ne passe pas assez de temps avec les collaborateurs
Risque N°1 : Les managers doivent réguler de plus en plus de dysfonctionnements dans leurs équipes. Cela leur consomme beaucoup de temps et d’énergie dans un contexte où on ne peut plus se le permettre. Le paradoxe est que l’on accepte de passer un temps incroyable à réparer ou à corriger les erreurs de son équipe, mais pas à consacrer quelques minutes précieuses auprès de ses collaborateurs pour éviter ce risque.

Risque N°2 : Le manque de points de contacts aux moments clefs de la mise en œuvre d’une action affecte en profondeur l’équipe. Cela ne se voit pas à court terme. Petit à petit on « perd » son équipe avec une baisse notable de la motivation ou une hausse de l’absentéisme qui est le meilleur indicateur de la dégradation du climat de travail.

Les 2 pistes à explorer pour retrouver de la ressource

Piste N°1 : Si vous êtes d’accord avec l’affirmation suivante : « 20% de vos collaborateurs mobilisent 80% de votre énergie ! » vous tenez une première piste pour retrouver du temps. En effet, il est probable que parmi ces 20%, beaucoup de personnes ne seront de toute façon jamais d’accord avec vos décisions ou celles de l’entreprise. L’erreur consiste à leur consacrer trop de temps pour les convaincre à tout prix. Si vous réduisez ce temps vous pouvez ainsi remettre du temps pour les collaborateurs les plus silencieux — qui représentent la masse critique de votre équipe — et qu’il ne faut, par conséquent, en aucun cas négliger.

Piste N°2 : La seconde piste consiste à identifier le type d’entretien que vous allez réaliser. Lorsque vous organisez une rencontre avec un collaborateur, il faut au préalable savoir de quel entretien il s’agit, en ne visant qu’un seul objectif d’entretien. Traiter successivement différents objectifs dans un même entretien et sur un long moment est souvent source de confusion. Séquencer chaque entretien avec un objectif précis, permet d’optimiser en qualité les différents points de contact avec les personnes.

Les feedbacks réguliers sont la clef pour construire des moments d’échange de haute qualité et d’améliorer sa performance managériale

Nous avons identifié 12 types entretiens de management parmi lesquels nous pouvons citer :

• L’entretien de feedback qui permet de motiver le collaborateur en clarifiant sa mission et les attentes
• L’entretien de prévention qui permet de détecter et d’anticiper d’éventuels problèmes de souffrances rencontrés par le collaborateur, tout en lui apportant un soutien
• L’entretien de délégation qui permet de responsabiliser et de valoriser le collaborateur, tout en développant ses compétences

Les gains du bon équilibre en termes de points de contacts avec ses collaborateurs
Partout où les managers ont des points de contacts réguliers avec leurs collaborateurs et avec des objectifs bien précis pour chacun des entretiens, nous constatons systématiquement de faibles taux d’absence. L’adhésion des collaborateurs est maintenue ou retrouvée et cela se traduit dans le compte de résultat de l’entreprise.

C’est la fréquence des contacts qui fera la différence. Il est déconseillé de passer 1 heure avec un collaborateur en abordant trop de sujets à la fois au même moment. Il est préférable de morceler l’heure en séquence de 10 mn et de la reproduire 6 fois plutôt que d’utiliser ce temps en une seule fois. C’est la clef pour construire des moments d’échange de haute qualité et d’améliorer sa performance managériale.

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