Gestion de projet : 4 difficultés fréquentes et 28 recommandations pratiques

Ismat group publié le 2 avril 2019

Les managers sont de plus en plus mobilisés sur la conduite du changement et, donc sur la conduite de projets. La gestion de projet et la survie de l’entreprise deviennent étroitement liées. En découle une surenchère de projets, dont plus des ¾ sont abandonnés en cours de réalisation, par manque de moyens, de conviction, d’adhésion ou de réalisme.

Les responsables en souffrent et les collaborateurs en paient le prix. De ces situations, naissent des frustrations, des tensions et des résistances aux changements : le risque de voir les équipes se décourager est important.

Pour remédier à ces risques, Ismat group vous offre les résultats de plus de 20 ans d’expérience terrain.

4 difficultés fréquentes en gestion de projet
Difficulté N°1 : Evaluer et quantifier les ressources utiles
Difficulté N°2 : Gérer les retards
Difficulté N°3 : Evaluer la charge de travail
Difficulté N°4 : Planifier toutes les étapes

Plus des ¾ des projets sont abandonnés en cours de réalisation, par manque de moyens, de conviction, d’adhésion ou de réalisme.

Difficulté N°1 : Comment évaluer et quantifier les ressources utiles à un projet ?
Difficultés les plus fréquentes:

  • Manque de qualification par rapport à la complexité du projet ou du mandat
  • Approximation du travail à réaliser et la définition des hypothèses
  • Absence de compétences nécessaires
  • Difficulté à évaluer les imprévus
  • Assimilation des nouveaux outils et des moyens à disposition
  • Inexpérience d’un nouveau projet inconnu
  • Objectifs de résultats non définis

7 recommandations pratiques

  1. Demandez l’avis d’un expert ou d’un consultant (interne ou externe) pour vous aider dans votre évaluation
  2. Détaillez finement les tâches et séquencez-les par typologie
  3. Inventoriez les ressources idéales pour réaliser le projet
  4. Etablissez un tableau de bord des étapes et de l’avancement du projet
  5. Prévoyez des ressources en évaluant un déroulement idéal, puis corrigez-le régulièrement
  6. Contactez, dans votre réseau, des personnes ayant déjà conduit ce type de projet
  7. Défendez votre projet auprès de personnes critiques, pour tester la solidité de votre évaluation

Difficulté N°2 : Comment gérer les retards d’un projet ?
Difficultés les plus fréquentes:

  • Répercussions d’un retard sur les autres étapes du projet
  • Stress vécu par l’équipe suite aux retards et aux rappels des délais
  • Identification des causes objectives du retard
  • Dépendance des sous-traitants et de leurs propres délais
  • Manque de réaction des personnes impliquées
  • Absence d’attention aux signes avant-coureurs
  • Délais irréalistes définis par le groupe de projet initial

 

7 recommandations pratiques

  1. Réfléchissez à des solutions de rechange, en redéfinissant de nouvelles étapes plus réalistes
  2. Restez serein tout au long du processus et rassurez l’équipe
  3. Allouez les ressources nécessaires pour rattraper et redéfinissez les priorités régulièrement
  4. Réagissez vite pour ne pas rater une échéance importante, en plus du retard accumulé
  5. Suivez le planning et faites respecter les délais en intensifiant les briefings
  6. Augmentez le confort des membres de l’équipe pour ne pas les stresser davantage
  7. Evaluez les étapes intermédiaires du projet en tenant compte des dernières échéances

Difficulté N°3 : Comment évaluer la charge de travail découlant d’un projet ?
Difficultés les plus fréquentes

  • Estimation des ressources (en temps et en personnes) nécessaires au projet
  • Remise en question des méthodes connues
  • Apparition d’événements qui n’étaient pas prévus
  • Manque d’informations sur la disponibilité des intervenants
  • Identification des tâches critiques sans l’aide des personnes responsables
  • Manque d’expérience sur ce type de projet pour l’évaluation de la charge
  • Inexistence d’outils d’évaluation ou de critères de performance dans l’entreprise

7 recommandations pratiques

  1. Listez toutes les tâches du projet et repérez celles qui semblent critiques
  2. Demandez l’avis d’un expert ou d’un consultant (interne ou externe à l’entreprise)
  3. Prévoyez suffisamment de temps dans le planning afin de pallier les imprévus (de 20% à 50%)
  4. Informez-vous des disponibilités de l’équipe et pré-réservez des plages pour les séances
  5. Appliquez la loi de Pareto (20/80) afin de cibler l’essentiel
  6. Fractionnez le projet en missions et divisez celles-ci en liste de tâches
  7. Evaluez les tâches en estimant une fourchette mini-maxi du temps nécessaire

Difficulté N°4 : Comment planifier toutes les étapes d’un projet ?
Difficultés les plus fréquentes

  • Elaboration du scénario de déroulement le plus efficace
  • Fréquence des séances de pilotage du projet et réservation dans les plannings
  • Modification du planning des opérations en cours pour introduire le projet
  • Critères de hiérarchisation des tâches afin d’établir le plan d’action
  • Pertinence des étapes définies par rapport à la réalité du déroulement
  • Risques de changement en cours de route
  • Manque d’adhésion des intervenants

Recommandations pratiques

  1. Listez les tâches et le temps prévus en minima et maxima d’heures potentielles
  2. Prévoyez pour chaque étape un retard de 20 à 50% dans les temps d’exécution
  3. Planifiez l’agenda des intervenants et réservez les temps et les dates d’intervention à l’avance
  4. Négociez la disponibilité du CODIR à intervalles réguliers
  5. Mettez à jour le planning et diffusez-le aux intervenants
  6. Reprenez votre liste des tâches et missions et harmonisez-là avec les étapes
  7. En cas de travaux complexes, intégrez une ou plusieurs étapes de « rattrapages »

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