Comment GERER et DIMINUER les absences ? Retour sur l’évènement Biings & Adequasys

Laure Franck publié le 24 novembre 2022

Ce mardi 22 novembre, une dizaine de participant.e.s se réunissaient pour un format d’évènement participatif organisé par la société Biings membre d’Ismat Groupe et Adequasys. Fil rouge de cette conférence-petit-déjeuner-réseautage : l’absentéisme, et quelles sont les solutions en termes d’outils technologiques pour le gérer et le diminuer. Responsables RH, managers, mais aussi collaborateurs.rices et indépendants, le panel de profils présent témoigne d’une chose : quelle que soit sa fonction dans l’entreprise, quelle que soit la taille de l’entreprise et quel que soit le domaine d’activité, l’absentéisme est partout. Véritable « fléau » diront certains, il s’inscrit en tous les cas en tête des maux du travail. Bonne nouvelle : il peut être traiter, nécessitant bonnes pratiques et outils pour cela. C’est précisément le propos de cet évènement sur lequel nous revenons aujourd’hui.

 

Virginie Planquelle-Mérelle Responsable GrSE – Gestion Risque Santé en Entreprise chez Biings et Jean-Pierre Coulin Président d’Adequasys

 

« Problématique », « manque d’efficacité », « maladie », « incertitude », « généralisation », « coûts », « surcharge », « imprévisible », « santé mentale ». Tels ont été les mots associés à l’absentéisme par les participant.e.s en ouverture de l’évènement. À la question : « Quelles ont été les mesures mises en place – ou envisagées – ces derniers mois pour baisser cet absentéisme ? », le partage d’expérience fut tout aussi riche. Entre les entreprises ayant mis en place un portail compilant des articles sur la santé au travail pour leurs employé.e.s, celles ayant consolidé des process de suivi du climat de travail via des entretiens réguliers avec les équipes, celles encore qui suivent désormais tous les cas d’absences via un Case Manager et la mise en place d’hotlines, ou encore la flexibilité du temps de travail instaurer via 3 jours de télétravail possibles dans la semaine dans l’une des entreprises, les mesures ne manquent pas.

Mais à la question : « Êtes-vous capables de mesurer le coût de l’absentéisme dans votre entreprise ? », silence radio. Car c’est là l’écueil.

« Savoir que l’on a des cas absences, c’est acté. Mais connaitre réellement le coût que ces dernières imputent chaque année à l’entreprise, cela reste du domaine du flou, du très flou même, pour la grande majorité des entreprises. Car l’absentéisme, et plus particulièrement les absences courtes durées/perlées qui ne sont très souvent pas mesurées ni suivies, entrainent une spirale négative à effet cascade souvent mésestimé. C’est là que des outils comme ceux développés par Adequasys et Biings ont un rôle énorme à jouer » explique Virginie Planquelle-Mérelle, Responsable GrSE – Gestion Risque Santé en Entreprise chez Biings.

 

Adequasys : des solutions technologiques RH 360° et inclusives

Commençons par Adequasys. Présenté par Jean-Pierre Coulin, Président d’Adequasys, l’outil est une plateforme 360° offrant des solutions digitales RH. Des solutions « inclusives », destinées à toutes les fonctions de l’entreprise : RH, managers, collaborateurs.rices.

La palette est donc extrêmement large, les options étant mobilisables selon les besoins de l’entreprise. Il en va ainsi de la déclaration à l’assurance, un système développé par Biings qui vient ici compléter l’outil d’Adequasys.

« Grâce au partenariat avec Biings, nous sommes capables d’offrir un écosystème global » explique Jean-Pierre Coulin, Président d’Adequasys.

Parfaite transition qui permet à Virginie Planquelle de prendre le relai et de présenter Biings.

Biings : mesurer l’absentéisme ET identifier les groupes à risque pour renouer avec la spirale positive

Biings arrive juste après Adequasys. L’objectif de l’outil ? Mesurer l’absentéisme et trouver les foyers à risque.

« Les entreprises, très souvent, ne mesurent que les absences longues durées (facilement visibles), en omettant totalement de mesurer les absences courtes durées / perlées. Or, on sait que ce sont les absences courtes durées qui amènent celles de longue durée. Ne pas les prendre en compte revient donc à ne pas considérer celles et ceux qui seront les absent.e.s de demain ! Et donc, à ne pas solutionner un taux d’absentéisme qui risque fort de se péjorer » détaille Virginie Planquelle-Mérelle.

De même, pouvoir identifier les groupes à risque est extrêmement important pour pouvoir mettre en place des mesures préventives et de suivi sur-mesure en fonction des groupes de collaborateurs.rices davantage concerné.e.s par l’absentéisme. On pense ici aux aide-soignant.e.s dans les structures de soin, aux chauffeurs dans les entreprises de transports publics, et dont la chronicité d’absences est préoccupante (soit 4 absences sur les 12 derniers mois), voire très préoccupante (dès 6 absences sur les 12 derniers mois).

 Mais comment faire ? La réponse de Virginie est sans appel :

« Il faut absolument impliquer les managers, ceux qui sont en première ligne avec les équipes, dans les processus de gestion de l’absentéisme. Ce sont eux qui vont être notifiés par Biings pour suivre les cas d’absences courtes mais aussi longues durées via l’outil Biings et ainsi éviter des situation critiques aux équipes et à l’organisation en menant des actions de prévention. L’équipe d’administration RH est aussi notifiée des situations les plus critiques, tout comme des actions administratives requises lors des absences. L’outil s’inscrit dans un axe aussi bien de PREVENTION et d’ADMINISTRATION de l’absence.« 

 

Au final, grâce à ce processus permis par les outils présentés : IDENTIFICATION => IMPLICATION => GESTION , les plus-values pour l’entreprise et les collaborateurs.rices sont nombreuses. Elles vont bien au-delà du « simple » output mesurable d’une baisse des cas d’absence, c’est une spirale positive qui se met en place, permettant – entre autres – à l’entreprise :

 

  • un gain financier important avec la baisse de l’absentéisme et les coûts inhérents
  • un climat de travail attractif permettant une baisse du turnover via la rétention des talents et la bonne santé des collaborateurs.rices
  • une attractivité de sa « marque employeur » en hausse & la rétention des talents, un fait non négligeable face à un chômage suisse actuellement très bas et le champ des possibles semblant offert aux collaborateurs.rices.
  • une optimisation du traitement administratif

 

« Gérer et mesurer les absences est devenu une mesure primordiale de nos jours pour la bonne marche et la performance des entreprises dans leur ensemble. La résolution de cette problématique a en réalité des conséquences positives sur bien d’autres segments. Il est donc plus que temps pour les entreprises de s’en occuper ! » conclut Virginie.

Les participant.e.s ont ensuite pu échanger et réseauter autour de café, croissants et fruits tout en discutant de cette problématique et de toutes les questions liées à la gestion des risques santé en entreprise (GrSE). Depuis plus de 20 ans, toutes les solutions d’Ismat Group se sont engagées à accompagner les entreprises romandes pour trouver des outils et méthodologies concrètes pour répondre à l’ensemble de ces problématiques.

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