1. Editer des tableaux de bord et statistiques
- Contrôler le rapport entre le taux d’absence et les actions entreprises (nombre d’entretiens conduits)
- Définir les responsables de suivi et d’action (qui fait quoi ?)
- Diffuser les tableaux de bord mesurant les chiffres clés des absences, par équipe ou centre de responsabilité
- Informer les collaborateurs sur le fonctionnement des tableaux de bord
- Maintenir la publication mensuelle et l’affichage des graphiques d’absentéisme
- Passer en revue les indicateurs avec les responsables concernés (réunion semestrielle, workshop)
2. Systématiser des entretiens de retour, de bilan, préventifs par la ligne et Responsable RH
- Anticiper, chaque trimestre, les cas récurrents, les potentialités à problèmes, les nouvelles actions
- Contrôler le suivi des entretiens de bilan par les chefs de service
- Fixer l’entretien comme prioritaire
- Réaliser le premier entretien par le chef direct
- Synthétiser, une fois par mois, les bilans réalisés avec les collaborateurs, avec le supérieur
- Systématiser, dans l’entretien d’évaluation, la reconnaissance aux collaborateurs sans absences
3. Instaurer une politique de Gestion de la Santé en Entreprise (GSE) incluant le gestion des absences
- Développer les capacités managériales (délégation, leadership, priorités, surcharge, coaching, conflits, burnout)
- Faciliter les changements de poste, de service et de fonction (mobilité)
- Former les nouveaux cadres et maintenir la formation continue de l’absentéisme
- Informer les collaborateurs sur les aspects légaux et les devoirs de l’employé en matière d’absence
- Maintenir le contact avec les collaborateurs en congé maladie
- Ne pas responsabiliser uniquement les cadres directs, mais impliquer toute la ligne
4. Formaliser des procédures de traitement administratif des cas difficiles
- Constituer un dossier complet et pertinent (archivage)
- Favoriser et encourager le retour anticipé des cas d’absence de longue durée
- Formaliser le non respect des directives par courrier au collaborateur
- Informer le médecin-conseil de la politique de la gestion des absences du département
- Sanctionner les abus et appliquer les statuts en conséquence
- Transférer les cas difficiles au Responsable RH, en vue d’une collaboration
5. Encourager la valorisation et la reconnaissance des individus
- Constituer des équipes autonomes, responsables du planning et des travaux (délégation)
- Favoriser les horaires variables/ adaptables autant que possible. Eviter les longues périodes de travail sans congés
- Impliquer davantage le personnel pour leur opinion, formation, responsabilités, initiatives (consultation)
- Reconnaître formellement le présentéisme
- Reconnaître la qualité du travail correctement fait et corriger celui qui est mal fait
- Rendre les collaborateurs fiers de ce qu’ils font et rendre attractives les tâches (tournus, diversification, enrichissement, projet)